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Das aktuelle Thema
Datenschutz und Mandatsverhältnis
I. Warum ist Datenschutz wichtig?
In Zeiten, da jedes Telefonat, jede
Einwahl ins Internet und jede versandte E-Mail schon per Gesetz für
viele Monate gespeichert werden und private Firmen alle denkbaren
Daten speichern, um Ihre Kunden näher kennen zu lernen, ist es
wichtig zu wissen, welche Daten von sich man hinterlässt und was
mit ihnen geschieht. Die Meldeämter sind zum Beispiel ständig
mit der GEZ oder den Kirchen verbunden. Über jede Veränderung
in diesem Register werden diese Stellen folglich ohne Antrag
informiert.
Häufig werden zum Beispiel Adressdaten von
gewerblichen Unternehmen gehandelt. Bestellen Sie etwas bei einem
Versandhaus erhalten sie künftig womöglich Prospekte auch
anderer Versandhäuser. Nehmen Sie an Preisausschreiben teil,
kann auch das zu einer gewissen Werbeflut führen.
Mitunter
werden Persönlichkeitsprofile von Ihnen erstellt, um Sie noch
zielgerichteter mit Werbung belästigen zu können. Aus den
Daten Ihrer letzten Käufe, der Art, wie Sie bezahlen, der
Pünktlichkeit der Zahlungen, der Tatsache, ob Sie auf bestimmte
Werbeformen reagieren, können die Unternehmen (oder meinen es zu
können) Vorhersagen für die Zukunft über Ihr Verhalten
und Ihre Bedürfnisse treffen.
Will man davon verschont
bleiben, muss man sich im geschäftlichen Verkehr zurückhalten
oder selbst tätig werden, um zu erfahren, welche Daten über
einen gespeichert sind und ob die Löschung verlangt werden kann.
II. Welche Daten hat mein Anwalt?
Dies betrifft natürlich auch den
Rechtsanwalt des Vertrauens. Auch in einer Anwaltskanzlei fallen
nicht nur physische Daten an, wie man sie in den Handakten des
Rechtsanwalts wiederfindet. Schon allein durch die Nutzung moderner
Kommunikationsmöglichkeiten und so genannter Anwaltssoftware
entstehen eine Vielzahl elektronischer Daten.
Im Unterschied zu
gewöhnlichen gewerblichen Anbietern sind die persönlichen
Daten des Mandanten, die einem Rechtsanwalt – egal in welcher
Form – vorliegen, von der Verschwiegenheitspflicht umfasst.
Dies betrifft auch die Mitarbeiter einer Rechtsanwalts. Auch diese
sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Es gibt keine Stelle, die
von einem Rechtsanwalt derartige Daten anfordern kann. Das Finanzamt
interessiert sich wegen der Umsatzsteuer nur für gewerbliche
Mandanten genauer. Geldbewegungen von Verbrauchern werden über
die vom Anwalt vergebenen Aktenzeichen verschlüsselt.
Folglich
ist auch nicht zu befürchten, dass ein Rechtsanwalt Adressdaten
veräußert, da er dann über die Identität seiner
Mandanten Auskunft geben würde.
In meiner
Rechtsanwaltskanzlei werden zum Beispiel folgende Daten elektronisch
gespeichert:
Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail) von Mandanten, Gegner, Ansprechpartner
selbst verfasste Korrespondenz, E-Mails
Termine, Wiedervorlagen
Vorgangsdaten dem Namen nach (also z.B. „Telefonat mit Mandant“, aber nicht der Inhalt des Telefonats)
Buchhaltungsvorgänge
Nach Beendigung des Mandats werden nur
noch die Nummern 1, 2 und 5 elektronisch gespeichert.
Diese Daten
werden, so wie die Handakte, 10 Jahre lang aufbewahrt. E-mails
werden, sofern sie ausgedruckt wurden, nicht so lange gespeichert,
die Kontaktdaten selbst womöglich länger. Hintergrund ist,
dass ich meine Mandanten über Veränderungen informieren
möchte, so bin ich zum Beispiel, seit ich Rechtsanwalt bin,
bereits drei mal mit der Kanzlei umgezogen.
III. Was sind Handakten?
Nach § 50 BRAO ist der
Rechtsanwalt verpflichtet, nach Beendigung des Mandats die Handakte
noch mindestens 5 Jahre lang aufzuheben. Die darin enthaltenden
Rechnungen müssen aus steuerrechtlichen Gründen gar 10
Jahre aufbewahrt werden. Da ich die Akten nach Beendigung des Mandats
nicht zweimal in die Hand nehmen möchte, werde ich die Handakten
insgesamt 10 Jahre lang aufbewahren. Im Anschluss werden sie
vernichtet, schon aus Platzgründen.
Der Mandant kann vor
Ablauf dieser Fristen die Herausgabe der Handakte verlangen, zum
Beispiel um die Vernichtung zu vermeiden. Der Rechtsanwalt kann den
Mandanten auch zur Empfangnahme der Handakten auffordern, werden sie
nicht innerhalb von 6 Monaten abgeholt, kann er sie auch vor Ablauf
der üblichen Fristen vernichten.
Der Mandant hat also ein Recht auf
Erhalt der Handakte. Darin inbegriffen ist natürlich auch ein
Akteneinsichtsrecht.
§ 50 Abs. 4 BRAO definiert, was
Handakten sind.
Dabei handelt es sich um die Schriftstücke,
die der Rechtsanwalt aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit vom
Mandanten oder für den Mandanten erhalten hat. Aus der Handakte
soll sich ein geordnetes Bild über die anwaltliche Tätigkeit
ergeben.
Nicht herauszugeben (weil nicht offizieller Bestandteil
der Handakte) ist der Briefwechsel zwischen Anwalt und Mandant selbst
und Schriftstücke, die der Mandant bereits in Ur- oder Abschrift
erhalten hat.
Daraus folgt, dass die Handakte nicht
gleichbedeutend ist mit der physischen Akte, die der Rechtsanwalt
angelegt hat. Demzufolge bedeutet Akteneinsicht auch nicht, dass man
die ganze Akte ausgehändigt bekommen muss. Hat der Rechtsanwalt
Sie stets über die laufenden Vorgänge informiert und
Abschriften aller relevanter Schriftstücke zukommen lassen,
bleibt häufig gar nichts mehr, was Sie noch nicht kennen.
Für die Richtigkeit der hier gemachten Angaben ist eine Haftung ausgeschlossen.